Những lưu ý khi đóng sổ kế toán để tránh sai sót

Đóng sổ kế toán là động tác quá quen thuộc mà ai làm kế toán cũng phải thực hiện hàng tháng và cuối năm. Tuy nhiên nếu làm không đúng quy trình hoặc không có các bước kiểm tra thì chắc chắn sẽ khó tránh khỏi sai sót. Dưới đây là một số vấn đề cần kiểm tra trước khi lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế để tránh những điều chỉnh sau khi kiểm toán và thanh tra thuế sau này:

1. Tiền mặt tại quỹ :
– Kiểm tra nguồn tiền mặt tránh trường hợp bị âm.

2. Tiền ngân hàng :
– Lấy đầy đủ tài khoản ngân hàng và kiểm tra số dư tài khoản ngày 31/12 hàng năm khớp với số dư trên TK 112.

3. Thuế GTGT khấu trừ:
– Kiểm tra xem số dư ở chỉ tiêu 43 (Số Thuế được chuyển sang kỳ sau) trên tờ khai thuế GTGT tháng 12/2016 hoặc quý 04/2016 so với số dư ở TK 1331 như thế nào?
– Nếu hóa đơn tháng/ quý nào khai tháng/quý đó thì kết quả nó bằng nhau.
– Ngược lại hóa đơn mua vào khai không đúng tháng/quý –> số dư nợ TK 1331 sẽ lớn hơn hoặc nhỏ hơn số dư ở chỉ tiêu 43.

4. Công nợ phải thu phải trả:
– Đối chiếu với KH sơ bộ tài khoản số công nợ phải thu này.

5. Tiền tạm ứng :
– Kiểm tra đối chiếu để hoàn ứng nếu phát sinh tạm ứng mà chưa hoàn ứng.

6. Hàng tồn kho:
– Kiểm tra hàng nhập đã đầy đủ chưa?- Xuất hàng đã tính giá xuất kho chưa?
– Không để xuất quá số lượng hàng tồn kho hiện có.
– Đối chiếu hàng hóa tồn kho với Khách hàng.
– Đối với công ty có hoạt động xây lắp, xây dựng theo công trình. Số dư Tk 154 chi tiết phải khớp với sổ chi tiết giá thành (Theo từng công trình cụ thể).

7. Phân bổ chi phí trả trước:
– Kiểm tra sổ chi tiết phân bổ 242 so với số dư tài khoản 242 trên Bảng cân đối số phát sinh
– Loại chi phí nào hợp lý – chi phí nào không hợp lý.

8. Tài sản cố định:
– Hồ sơ về tài sản cố định đã đầy đủ chưa:
Giấy tờ (hóa đơn) chứng minh quyền sở hữu. Đối với trường hợp có tài sản là xe ô tô, nhà cửa đứng tên công ty thì hồ sơ tài sản phải đầy đủ.
Thông tư 45/2013 có Quy định về từng lần đăng ký khấu hao nếu có phát sinh tài sản, vì vậy tất cả các tài sản đều phải được đăng ký khấu hao (Kể cả những DN mới đăng ký lần đầu, đã đăng ký PP trích khấu hao)
Tránh trường hợp khi Quyết toán Thuế yêu cầu hồ sơ/giấy tờ chứng minh tài sản của DN thì mình chứng minh được.
– Đã khấu hao đủ chưa.
– Đối chiếu sổ chi tiết khấu hao với số dư TK 214 trên Bảng CDPS.
– Chi phí khấu hao nào hợp lý – chi phí nào chưa hợp lý.

9. Thuế phải nộp:
_ Lên thuế xin tình hình thuế năm  để về đối chiếu cho nhanh.
– Thuế môn bài đã hạch toán chi phí và có biên lai đóng tiền chưa. Kiểm tra TK 3338.
– Thuế GTGT- Căn cứ khai báo, chứng từ nộp thuế và hạch toán để xem đúng và đủ chưa. – Kiểm tra TK 3331.
– Thuế TNCN – Căn cứ khai báo, chứng từ nộp thuế và hạch toán để xem đúng và đủ chưa. Kiểm tra TK 3335.
– Thuế TNDN – Căn cứ khai báo, chứng từ nộp thuế và hạch toán để xem đúng và đủ chưa. Kiểm tra TK 3334.
Thuế TNDN lưu ý các bút toán Nợ 821/ Có 3334, Nợ 3334/Có 111 khi có phát sinh nộp hằng quý, cuối năm.
– Các loại thuế khác nếu có phải thu thập đầy đủ biên lai nộp thuế để hạch toán.

10. Lương, BHXH, BHYT, BHTN, CPCĐ, thuế TNCN
– Hạch toán lương đã đầy đủ chưa. Đối chiếu tài khoản Có 334 với Tờ khai Quyết toán Thuế TNCN à Hai số này phải khớp nhau.
– Nếu phát sinh bảo hiểm, đã đối chiếu với KH chưa, số liệu đã khớp với Bảo hiểm chưa.
– Chi phí lương là khoản chi phí rất lớn trong DN, đặc biêt đối với DN sản xuất, xây dựng. Vì vậy, cần yêu cầu KH cung cấp CMND đầy đủ để thực hiện Quyết toán thuế TNCN, đồng thời lấy dữ liệu làm Hợp đồng lao động (kèm CMND) để hợp lệ.

11. Các khoản tiền vay, mượn :
– Rà soát lại các khoản vay mượn nội bộ, nếu tiền mặt tồn quỹ nhiều tại ngày 31/12/2014 nên thực hiện trả nợ để giảm bớt số dư TK 331.

12. Doanh thu:
Doanh thu chịu thuế TNDN:
– Doanh thu bán hàng.
– Doanh thu tài chính.
– Doanh thu khác.
– Phần đánh giá chênh lệch tỷ giá từng lần thanh toán phải có file theo dõi để đối chiếu và hạch toán vào 515 nếu phát sinh lãi CLTG từng lần thanh toán.
Riêng đối với hoạt động đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái cuối kỳ thì Chênh lệch lãi không phải là Doanh thu chịu thuế TNDN.

13. Giá vốn:
– Đối với hoạt động thương mại: cơ sở tính giá vốn là sổ chi tiết Nhập xuất tồn hàng hóa. Kiểm tra số liệu, công thức trên file dữ liệu đã đầy đủ chưa. Tránh trường hợp nhảy sai hoặc thiếu công thức à Sai lệch trong giá vốn.
– Đối với hoạt động thương mại, sản xuất có phát sinh hoạt động xuất, nhập khẩu: cơ sở tính giá vốn là File theo dõi giá vốn hàng nhập khẩu à Cơ sở để kiểm tra và phát hiện sai sót trong quá trình thực hiện.
– Đối với hoạt động sản xuất: cơ sở để tính giá vốn là định mức sản xuất.
Kiểm tra lại các nguyên vật liệu đầu vào so với định mức có bị âm không? Nếu có ta có thể linh động điều chỉnh định mức.
Các chi phí sản xuất chung trong việc hình thành nên giá thành phải có hóa đơn chứng từ hợp lý hợp lệ.
– Đã hạch toán, tập hợp, kết chuyển giá vốn chưa.
– Kiểm tra tỷ lệ giá vốn/Doanh thu đối với năm nay so với năm ngoái như thế nào. Nếu tăng/giảm đột biến so với năm trước thì phải xem lại

14. Chi phí bán hàng, chi phí Quản Lý:
– Chi phí đã có hóa đơn chứng từ hợp lý, hợp lệ chưa.
– Đối với chi phí bị khống chế: tiếp khách, hội nghị, khánh tiết… có vượt mức 15% Tổng chi phí được trừ (không bao gồm Giá vốn hàng bán đối với DN thương mại).
Nếu chưa đến mức bị loại trừ thì tất cả được tính.
Nếu vượt quá 15% Tổng chi phí thì phải làm 1 Bảng tính để theo dõi các chi phí được trừ, và dễ dàng kiểm tra đối chiếu.

15. Chi phí tài chính:– Kiểm tra xem Chi phí lãi vay trong chi phí tài chính chiếm bao nhiêu.
– Nếu tiền mặt dư quá nhiều và phát sinh Chi Phí tài chính thì có thể chi phí này bị loại trong Quyết toán thuế (Nếu DN không giải trình được tại sao phát sinh chi phí lãi vay này).
– Phần đánh giá chênh lệch tỷ giá từng lần thanh toán phải có file theo dõi để đối chiếu và hạch toán vào 635 nếu phát sinh lỗ CLTG từng lần thanh toán.
– Khi đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái cuối kỳ, nếu phát sinh lỗ thì Chi phí này bị loại trừ khi tính Thuế TNDN
16. Kết chuyển:
Bút toán kết chuyển đã được phần mềm hỗ trợ. Tuy nhiên phải kiểm tra, rà soát lại nếu phát hiện thấy TK từ loại 5 à loại 9 còn số dư.
Sau khi thực hiện đối chiếu hoàn thành, đưa lên mã vạch ở HTKK.
– Báo cáo tài chính năm.
+ Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DN.
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DN.
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DN.
+ Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN.
– Báo cáo quyết toán thuế TNCN.
– Báo cáo quyết toán thuế TNDN.
Nộp Thuế TNDN năm nếu có lãi, nếu lãi thì phải làm thêm phụ lục 03-2A- TNDN chuyển lỗ năm trước sang.

Mọi chi tiết cần tìm hiểu thêm , vui lòng liên hệ trực tiếp hoặc điện thoại tư vấn đến công ty TNHH Kế Toán Thiên Phát 

SĐT:  028 224 77775     Hotline : 0911 85 2323